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Comment s'organiser pour déménager vos bureaux ?
Publié le 11.01.2022

Vous le souhaitiez depuis quelques temps déjà, c’est maintenant officiel : vous vous apprêtez enfin à changer de bureaux.

Le déménagement est une étape importante et souvent révélatrice de développement.

Pour autant il nécessite d’être bien préparé afin que vos collaborateurs puissent assurer la continuité de leur travail dans les meilleures conditions.

Voici notre liste pour vous aider à gérer sereinement ce tournant dans la vie de votre entreprise.

0.Anticiper (et solutionner) les mauvaises surprises

Un déménagement de bureaux ne se passe rarement sans encombre, même si notre objectif est de faire en sorte que le vôtre fasse exception à la règle. A toutes fins utiles, nous avons identifié 8 situations qui se révèlent être les mauvaises surprises du déménagement. Cela vaut le coup de jeter un coup d’oeil à ce billet pour être sûrs d’être bien préparer avant que le déménagement ne commence.

1.Communiquer en interne le déménagement de l’entreprise

Une fois que la décision de déménager est actée et les nouveaux locaux trouvés, officialisez rapidement la nouvelle en interne en la communiquant à l’ensemble de vos équipes afin qu’elles soient au courant de ce grand changement et puissent s’organiser en fonction. N’hésitez pas à faire circuler une note annonçant la date précise du déménagement et la procédure qui va être mise en place pour le réaliser. La communication et la transparence éviteront notamment de créer des tensions auprès de vos salariés.

2. Anticiper les démarches administratives liées au déménagement de vos bureaux

Qui dit déménagement ne dit pas simplement trouver de nouveaux locaux et s’y installer. Déménager rime avec démarches administratives à faire.

Informer le changement de situation de l’entreprise

et notamment l’adresse de son nouveau siège (ou du changement de son établissement) auprès du Greffe de Commerce. Cette démarche nécessite de s’y prendre au moins 1 mois à l’avance pour que le changement soit effectif. Vous allez changer de numéro SIRET avec la création ou le transfert d’un nouveau établissement.

Résilier les abonnements liés à vos anciens bureaux

(assurance, électricité, internet, gaz, etc…), au moins une à deux semaines avant le déménagement. Procédure immanquable avant de pouvoir souscrire vos nouveaux abonnements pour vos prochains locaux.

Souscrire les nouveaux contrats

De gaz, électricité, internet, sécurité, assurance etc…). Il serait en effet dommage d’arriver sur place sans possibilité de s’éclairer ou de chauffer les pièces. Les contrats sont nombreux, pour vous aider à ne rien oublier, reprenez la liste des contrats que vous aviez dans vos.

3. Qui informer de son changement d’adresse ?

La communication sur vos supports

– Installez une petite bannière sur votre site web pour prévenir du changement de bureaux. Pensez à changer votre adresse sur votre site également.

– Changer votre adresse d’établissement sur Google Business

– Informez votre communauté de votre changement de bureaux sur l’ensemble de vos réseaux sociaux

– Mettez à jour votre signature d’email en mettant en évidence votre nouvelle adresse (surlignage par exemple)

– Envoyez un email une quinzaine de jours avant le déménagement pour informer de votre nouvelle adresse et éventuellement un second email pour confirmer que le déménagement a bien été fait.

– Mettez à jour tous vos supports de communication (carte de visite, brochures....)

Les organismes et contacts à notifier de votre nouvelle adresse

L’administration

C’est le CFE (Centre de Formalités des Entreprises) qu’il faudra informer en premier lieu de votre changement d’adresse.

Pour se faire, il faudra remplir un formulaire M2 pour les modifications des personnes morales. Une fois, le CFE informé il communiquera votre changement d’adresse à certains organismes (service des impôts des entreprises, URSSAF, etc).

Cette notification de changement d’adresse déclenchera automatiquement :

– votre inscription au répertoire national des entreprises et des établissements (SIRENE) ;

– la délivrance d’un nouveau numéro SIRET

– le cas échéant, la délibvrance d’un numéro de TVA intracommunautaire par le service des impôts pour vos opérations au sein de l’Union européenne.

Nous vous conseillons néanmoins de re-valider avec les organismes que le changement d’adresse a bien été pris en compte en leur adressant un courrier AR pour les informer de votre nouvelle adresse. Les organismes essentiels à prévenir sont :

– L’ URSSAFF (à faire directement depuis votre portail : https://www.urssaf.fr/portail/)

– Les impôts (à faire en ligne depuis votre portail entreprise : https://cfspro.impots.gouv.fr/)

– Pole Emploi (à faire en ligne depuis votre entreprise : https://gestion.pole-emploi.fr/espaceemployeur/)

Les différents organismes

En complément de l’administration, il y a encore une petite liste d’organismes à contacter pour les informer de votre nouvelle adresse. En fonction des organismes, vous pourrez le faire depuis votre portail en ligne ou bien par courrier avec accusé de réception pour s’assurer qu’on ne vous reprochera pas de ne pas avoir prévenu :

– Banque

– Assurance

– Assurance Maladie

– Médecine du travail (vous aurez peut-être un nouveau centre d’affectation en fonction de votre nouvelle adresse)

– Organisme de mutuelle

– Organisme de Prévoyance

Les autres contacts

La liste est longue et n’est pas encore finie. Il vous faudra aussi prévenir tous vos contacts privés liés à votre activité. Pour vous faciliter les choses, ne prévenez que ceux qui ont l’habitude de vous envoyer du courrier ou qui viennent régulièrement vous voir.

– Vos partenaires

– Vos prestataires (faites la liste à partir de vos informations comptables pour retrouver l’ensemble des prestataires auxquels vous avez recours).

– Cabinet comptable (et changez aussi votre adresse sur votre logiciel de facturation)

– Cabinet RH (et changez votre adresse sur votre logiciel de paie pour les fiches de salaire)

– Vos investisseurs

À ne surtout pas oublier

Prévenir de son changement d’adresse c’est bien,

Les 2 principaux :

– Mettez en place un transfert de courrier pendant 1 an au minimum (on vous conseille 2 ans). Dès que vous recevrez un courrier à votre nouvelle adresse, vérifiez que le courrier vous a été envoyé directement (et non pas transféré). Si c’est le cas, pensez à prévenir votre expéditeur de votre changement d’adresse pour que les prochains courriers arrivent directement au bon endroit.

– Vérifiez chacune de vos factures Pour qu’une facture soit valable comptablement il faut que votre adresse renseignée corresponde à l’adresse effective. Pensez donc au début à vérifier chacune de vos factures et de prévenir vos fournisseurs et prestataires de votre changement d’adresse afin qu’ils mettent à jour cette information dans leur logiciel de facturation.

4. Procéder à un inventaire de ses équipements

Organiser un déménagement de locaux est une grande mission, du moins en termes de logistique. Ne vous encombrez pas de mobilier dont vous n’aurez pas l’utilité dans vos nouveaux locaux. Profitez de ce moment pour faire un tri en amont ainsi qu’un inventaire de vos équipements, notamment au niveau informatique et électronique. Cet inventaire doit, entre autres, vous permettre de lister les commandes de nouveau matériel nécessaire pour vos futurs bureaux, et faciliter l’aménagement.

Préparer les équipements de vos futurs bureaux

Votre mobilier et équipements actuels ne conviendront sans doute pas, en intégralité, à vos futurs bureaux. Anticiper de racheter du mobilier en conséquence et souvenez-vous que les délais de commande et de livraison peuvent être longs. Il faut parfois plusieurs mois pour se faire livrer un canapé ou une table si elle est faite sur-mesure ou s’il n’y a pas de stocks immédiat.

La sécurité et l’accès de vos futurs bureaux

Le système de sécurité et d’ouverture des portes sont propres à chaque immeuble. Anticipez de faire produire plusieurs jeux de clé et/ou de badges pour tous les collaborateurs concernés.

Il vous faudra peut-être aussi souscrire un autre système de sécurité et de surveillance de vos locaux. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions dédiées aux entreprises.

5. Faire appel à un service de déménagement de bureaux

S’il est parfois possible d’organiser son déménagement en interne, il est fortement conseillé de faire appel à une société de déménagements (là aussi, contactez-la suffisamment à l’avance pour bloquer les dates du déménagement).

6. Respecter son calendrier de déménagement de bureaux

Pour effectuer votre déménagement en toute sérénité, la meilleure solution reste encore de disposer d’une organisation ne laissant rien au hasard. Si vous avez établi un rétroplanning des actions à effectuer avant le jour J, il est important de vous y tenir jusqu’au bout, de façon à ce que votre emménagement soit efficace et rapide. Ainsi, tout un chacun retrouvera rapidement son matériel et pourra se remettre aisément au travail.

7. L’installation dans les nouveaux locaux

Maintenant que tous les contrats sont réglés, que tout le monde est prévenu, il ne reste plus qu’à s’installer confortablement. L’aménagement et le mobilier sont parfois longs, pensez à anticiper le temps des travaux et les délais de livraisons du mobilier.

Dernier point important : il y a un certain nombre d’affichages obligatoires à avoir dans vos locaux pour être en règle avec les consignes de sécurité et le Code du Travail.


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